Wat is een overlijdensakte en hoe vraagt u die op?

De bank wil hem zien. Het pensioenfonds misschien ook. En de notaris vraagt er meestal als eerste naar. In de weken na een overlijden valt het woord overlijdensakte opvallend vaak, terwijl bijna niemand precies weet wat het is. In deze blog leest u wat een overlijdensakte is, hoe u een overlijdensakte opvraagt bij de gemeente en wanneer u hem eigenlijk niet nodig hebt.

Wat is een overlijdensakte?

Een overlijdensakte, officieel de akte van overlijden, is het document waarmee de gemeente vastlegt dat iemand is overleden. De akte komt in de registers van de burgerlijke stand, net als geboorte- en huwelijksaktes.

Op de akte staan onder meer de naam van de overledene, de geboortedatum en geboorteplaats, de datum, het tijdstip en de plaats van overlijden, en de namen van de ouders en een eventuele partner. Wat er niet op staat: de doodsoorzaak. Die gaat apart en vertrouwelijk naar het CBS.

Overlijdensakte of verklaring van overlijden?

De verklaring van overlijden is het formulier dat de huisarts of de gemeentelijke lijkschouwer invult nadat hij het overlijden heeft vastgesteld. Pas met die verklaring kan de gemeente de akte opmaken. Kort gezegd: de arts verklaart, de gemeente registreert.

Hoe ontstaat de akte? Via de aangifte van overlijden

Een overlijdensakte vraagt u niet aan zoals een paspoort. Hij ontstaat vanzelf op het moment dat er aangifte van overlijden wordt gedaan. Dat gebeurt bij de gemeente waar iemand is overleden, dus niet per se in de woonplaats. Overlijdt uw vader in het ziekenhuis in Heerlen terwijl hij in Beek woonde? Dan maakt de gemeente Heerlen de akte op.

Die aangifte moet vlot gebeuren. Een begrafenis of crematie mag pas 36 uur na het overlijden plaatsvinden en uiterlijk op de zesde werkdag. Zonder aangifte geeft de gemeente geen toestemming. In de praktijk regelt de uitvaartverzorger dit, vaak digitaal en nog dezelfde dag. Het is een van de vaste taken van een uitvaartbegeleider, ook bij ons. Wilt u weten wat er in die eerste dagen nog meer op u afkomt, dan helpt ons stappenplan na een overlijden om het overzicht te houden.

De aangifte zelf is gratis. U betaalt alleen als u een afschrift van de akte wilt.

Overlijdensakte opvragen in 4 stappen

Hebt u later een exemplaar nodig, bijvoorbeeld voor een verzekeraar of een instantie over de grens? Dan vraagt u een afschrift op. Zo gaat dat.

1. Zoek uit welke gemeente de akte heeft

Dat is altijd de gemeente van overlijden. Overleed iemand in Maastricht, dan vraagt u de akte van overlijden op in Maastricht. Ook als u zelf in Sittard woont.

2. Kies tussen een afschrift en een internationaal uittreksel

Een afschrift is een letterlijke kopie van de akte, alleen in het Nederlands. Een meertalig of internationaal uittreksel is een samenvatting met uitleg in tien talen, waaronder Engels, Frans en Duits. In Zuid-Limburg is dat laatste geen overbodige luxe. Veel families hebben een pensioen, bankrekening of familie in België of Duitsland.

3. Vraag aan via de website of aan de balie

Bij de meeste gemeenten regelt u de aanvraag online met DigiD. Hebt u geen DigiD, dan kunt u schriftelijk aanvragen of een afspraak maken. Sommige gemeenten vragen waarvoor u de akte nodig hebt.

4. Betaal en wacht op de post

Een afschrift kost meestal rond de 17 euro. De gemeente Maastricht rekende in 2025 bijvoorbeeld € 17,10. Afhankelijk van de gemeente ligt het document binnen een paar dagen tot drie weken op de mat.

Wanneer hebt u een overlijdensakte nodig?

Minder vaak dan u denkt. Zodra de gemeente het overlijden verwerkt in de Basisregistratie Personen (BRP), krijgen veel organisaties dat automatisch door. De Belastingdienst, de SVB en de meeste Nederlandse pensioenfondsen hoeven dus geen papier van u te zien. Een aantal partijen vraagt er wel om:

• de notaris, als u de nalatenschap afwikkelt

• een levensverzekeraar of de maatschappij van een uitvaartverzekering die moet uitkeren

• een verhuurder of hypotheekverstrekker, lees hierover meer in wat er met een huurwoning of koophuis gebeurt na overlijden

• buitenlandse instanties, zoals een Belgisch of Duits pensioenfonds

• soms een techbedrijf, als u accounts van de overledene wilt sluiten. Daarover gaat onze blog over digitale nalatenschap en wachtwoorden

Twijfelt u? Vraag dan eerst of een akte echt nodig is. Dat scheelt geld en wachttijd.

Overleden in het buitenland

Overlijdt iemand op vakantie in Spanje of in een ziekenhuis net over de grens in Aken, dan maakt dat land de akte op. Die buitenlandse akte kunt u laten inschrijven bij de gemeente Den Haag. Daarna vraagt u daar een Nederlands afschrift op. Soms is eerst een vertaling of legalisatie nodig.

Ook het vervoer van een overledene vanuit het buitenland brengt eigen papierwerk mee. Dat nemen wij u graag uit handen.

Wat is een overlijdensakte en hoe vraagt u die op?

Een overlijdensakte is het officiële bewijs van een overlijden. Hij ontstaat bij de aangifte in de gemeente van overlijden, waar u later ook een afschrift opvraagt. Vaak hebt u hem minder nodig dan gedacht.

Hebt u zojuist iemand verloren in Zuid-Limburg? Dan kunt u het overlijden bij ons melden, dag en nacht, via 085 - 164 07 10. Pegasus Uitvaartzorg doet de aangifte en zorgt dat u de akte krijgt. Liever eerst een vraag stellen? Dat kan altijd.